لطالما اعتبرت ملاحظات وتعليقات المدراء نقطة محورية لتطور الموظفين وتقدمهم داخل المؤسسات. فهي تعمل على توجيه الموظفين وبنائهم من أجل تحقيق الأهداف العامة للمؤسسة. وفي هذا المقال سنتناول أهمية الملاحظات والتعليقات الفردية وسنتطرق لاحقًا إلى مدى تأثير تبني ثقافة ودودة في توجيه الملاحظات على المنظمات، مع بعض الإرشادات والنصائح للعمل على بناء ثقافة تنظيمية ودودة في توجيه الملاحظات، ما يساعد في تحسين أداء الموظفين.

خصائص وميزات الملاحظات والتعليقات الإيجابية

لطالما تم استخدام مصطلح التعليقات الفردية على أنه أداة لتسهيل التطور والتقدم داخل المؤسسات والأعمال التجارية. وتُعرف الملاحظات على أنها عملية الاتصال الديناميكي بين شخصين ينقلان المعلومات المتعلقة بأداء المتلقي في إنجاز المهام المتعلقة بالعمل. وبالنسبة لمعظم الناس، تُستخدم الملاحظات لتوفير معلومات عن الأهداف القريبة والسلوكيات الحالية والحديثة. كما يتم استخدامها لإبلاغ الأعضاء بالتطورات والنتائج المرغوبة.

تظهر الأدلة أن الشركة التي تستخدم الملاحظات بشكل فعال تتمتع بميزة تنافسية أكبر خاصةً في المناخ الاقتصادي القاسي في أيامنا هذه. في الواقع، تعد الملاحظات عنصرًا أساسيًا في المؤسسة لأنها تربط الأهداف التنظيمية بالاستمرارية والسيولة وتعزز الإبداع والثقة والحافز لدى الأفراد. وبشكل عام، تعمل الملاحظات على موازاة الأداء مع الأهداف والمهام العامة للمؤسسة. ومن الناحية المثالية، هناك حاجة لاستخدام الملاحظات الرسمية وغير الرسمية على جميع مستويات المؤسسة. فأحد الأمثلة الرسمية هي الملاحظات التي يتم توجيهها للموظفين خلال التقييم الشهري. في حين أن الملاحظات غير الرسمية قد تكون ببساطة عندما يقوم المشرف بفتح باب التواصل مع موظفيه من خلال سؤالهم في منتصف جلسة التدريب عما إذا كانوا قد فهموا ما يقوم بشرحه. تدعم مثل هذه الملاحظات عملية التعلم في المنظمة وتوسع فهم الموظفين للأهداف.

فوائد تطبيق جو إيجابي عند توجيه الملاحظات

تعتبر مراقبة وتقييم الأداء البشري جانبًا أساسيًا لضمان نجاح أي مؤسسة. في الوقت نفسه، لاحظ العلماء أن الفهم غير الكامل للعديد من جوانب الملاحظات والتعليقات، مثل فهم تأثيرها والثقافات التنظيمية، لا يزال بارزًا وحيويًا. وتعرف الثقافة التنظيمية على أنها: نمط من الافتراضات الأساسية المشتركة تعلمته المجموعة أثناء حلها لمشاكل التكيف الخارجي والتكامل الداخلي، والتي أثبت فعاليتها فتم اعتبارها على أنها قانون في الشركة. وبالتالي يتم تعليمها للأعضاء الجدد باعتبارها الطريقة الصحيحة لإدراك والتفكير فيما يتعلق بتلك المشاكل.

وتوفر الثقافة التي تتبعها المؤسسة مجموعة مشتركة من القيم والقواعد واللوائح الخاصة بكيفية التصرف وتخلق هوية مشتركة للعاملين في الشركة. وتشمل الثقافة التنظيمية العناصر الملموسة وغير الملموسة في المؤسسة بما في ذلك اللباس والطقوس واللغة والسلوكيات والمعتقدات حول التوظيف والمعرفة في مكان العمل.

إن فكرة الثقافة الودودة في توجيه الملاحظات حديثة نسبيًا وهي تدعو إلى توجيه ملاحظات استباقية في المؤسسة بالإضافة إلى تشكيل بيئة آمنة لتبادلها. ووفقًا للبحوث الحالية فإن نتائج الثقافة الودودة في توجيه الملاحظات تعد بالفعل واعدة وجوهرية. وتشير المزيد من الأدلة إلى أنها تخلق فرص نمو في مختلف المنظمات. بالإضافة إلى أنها تساعد على تقبل أفضل لهذه الملاحظات، وتزيد الدافع لاستخدامها في تعديل سلوك الأداء بفعالية. ويساعد إنشاء بيئة داعمة أثناء توجيه الملاحظات في إحداث تغييرات سلوكية تدفع المنظمة إلى أن تكون أكثر كفاءة. ومن ثم تقوم الثقافة الودودة في توجيه الملاحظات بدمج كل من الملاحظات الرسمية وغير الرسمية والعوامل البيئية والتي بدورها تزيد من معدل قبول وفائدة الملاحظات بين الموظفين.

وبشكل عام تساعد البيئة الودودة في توجيه الملاحظات على التكيف مع الحياة التنظيمية. وتعزز الرضا والتحفيز الوظيفي، بالإضافة إلى زيادة الالتزام وانخفاض معدل التغيب عن العمل. وتظهر هذه النتائج بوضوح عند اتباع ثقافة تؤمن بأهمية الملاحظات والتعليقات وتهتم بالديناميكية التي ينطوي عليها إعطاء وتلقي الملاحظات.

ثلاث خطوات تساعد في تحسين أداء الموظفين

أدرجت الدراسة ثلاثة عناصر يمكن أن تساعد في تسهيل تنمية الثقافة الودودة في توجيه الملاحظات في مكان العمل، ما يساعد في تحسين أداء الموظفين:

تعزيز استمرارية التعلم:

عادةً ما تكون الأنظمة التي تتبنى ثقافة توجيه الملاحظات منفتحة على تعلم معارف جديدة. ووفقًا للعلماء يؤدي توجيه الملاحظات والتعلم إلى الإنجاز والنجاح بشكل عام للشركة. وكشفت البحوث التي تناولت موضوع الملاحظات والثقافات التنظيمية أن الملاحظات المساعدة (أي الملاحظات المستمرة) والتوجيهية (أي التقييمات) قد تعزز التعلم بين المنتسبين، ولكن فقط عندما يتم تقديمها بالترافق مع التعلم المستمر ضمن بيئة ودودة. والتعلم المستمر هو هيكل لتقديم الملاحظات الداعمة أو المساعدة.

وتكون الملاحظات بأفضل أشكالها عندما يتم تضمينها في عملية متسلسلة لمساعدة الموظفين على فهم معنى وأهمية تقدمهم بمرور الوقت. بعبارة أخرى، يكون تأثير توجيه الملاحظات على المتلقي أكثر فعالية عندما تُوجه بطريقة منظمة وفي الوقت المناسب بالاعتماد على الملاحظات السابقة. ومن المثير للاهتمام أن البيئة التعليمية تؤثر على تصورات الموظفين ومواقفهم حول المشكلات المتعلقة بالعمل. فهي تجعل الموظفين يتقبلون أن الأخطاء تحدث حتمًا وأن الأخطاء تحفز التعلم دون توتر، وبهذا يبدو التعامل مع المشكلات في مكان العمل أقل إزعاجًا.

تعزيز الثقة:

العنصر الثاني الذي يعزز ويلهم الثقافة الودية هو الثقة والأمان النفسي. يتشكل الأمان النفسي من إحساس الموظفين بقدرتهم على إظهار الذات وتوظيفها دون خوف من العواقب السلبية على الصورة الذاتية أو المهنية، ما يعزز الصحة النفسية للموظفين. والثقة هي حالة نفسية تسمح للأفراد بالشعور وتقبل الضعف دون الخوف من العواقب السلبية.  تكون الملاحظات والتعليقات مفيدة للغاية في بيئة عمل تتسم بالثقة. وتشير الدراسات إلى أن ثقافة المنظمة يجب أن تكون بشكل عام داعمة وغير مهددة. فقد كشفت النتائج أن الملاحظات السلبية المستمرة تؤدي إلى الخلاف المهني. مع ذلك، أشارت النتائج أيضًا إلى أن الموظفين الذين تطوروا في مجموعة آمنة وموثوقة استجابوا بشكل أفضل للتعليقات السلبية التي حالت دون ظهور أي شكل من أشكال الخلاف. وبشكل أساسي، أقر الموظفون الذين أدركوا الثقة في مكان العمل أن الملاحظات السلبية لا تزال تحمل قيمة ومعنى بدلًا من التعليقات غير البنّاءة.

إلقاء الضوء على الحوار:

بمجرد وضع بعض التفكير في إنشاء نظام تعليمي مستمر وتكريس بعض الاهتمام الخاص للتأكد من وجود الأمان النفسي في مكان العمل. يجب توجيه المزيد من الجهود لبناء حوار فعال، وبالتالي قيادة الطريق نحو ثقافة ودودة في توجيه الملاحظات. هنا، يستطيع المدراء والقادة الابتعاد بشكل تدريجي عن توجيه الملاحظات مباشرةً ويوجهون تفكيرهم وفلسفتهم نحو مفهوم الحوار. فالحوار أمر مرغوب فيه لأنه يشمل وسائل اتصال حرة التدفق ويؤدي إلى ثقافة ودودة في توجيه الملاحظات. وهو أيضًا خالي من التهديدات وينطلق من مصلحة حقيقية لكلا الطرفين. وعند إزالة الغموض عن الحوار، سيتم استهداف المؤسسة ككل، ولكن يتم تحديد البدء والاستمرار والنجاح من خلال مدى التأييد المقدم من قبل المدير وفريق الإدارة. كما يجب التأكد من ثلاث نقاط رئيسية من أجل الكشف عن الحوار:

• اعتبار الحوار هدفًا استراتيجيًا.
• تجسيد هذا الهدف الجديد على مستوى الإدارة.
• تمكين الموظفين لتجسيد هذا الهدف الجديد المهم لاحقًا.

يسمح إنشاء ثقافة تنظيمية ودودة في توجيه الملاحظات بتضاعف فوائدها، بالإضافة إلى تعزيز معنى الرسالة التي تقدمها في الوقت نفسه. في النهاية، وجدت الدراسة أن المنظمات التي تعمل على تطوير ثقافة ودودة في توجيه الملاحظات يمكن أن تساعد في تحسين أداء الموظفين وتحسن إنتاجيتهم.