عشرون نصيحة لإدارة وقتك

استشارات نفسية

مشاكل المهارات الاجتماعية

ADMIN

 

كلما كان لديك القدرة على التحكم بإدارة وقتك بشكل أنسب في وقت مبكر كان ذلك أفضل بالنسبة لك، حيث أنّ كل ما تفعله في بداية حياتك يكون الأفضل مثل تعلم المهارات التي تبقى معك طيلة حياتك، حيث أنّ إتقان نظرية إدارة الوقت في عمر العشرينات يحضرك للنجاح في باقي حياتك، وعندها لا داعي للقلق إذا لم تطور هذه المهارات.

يمكنك أن تبدأ اليوم وذلك بفعل شيء غير اعتيادي خلال يومك، وبالتالي سيصبح  فيما بعد ضمن قائمة أولوياتك في أقل من شهر.

 

1. استخدام تطبيق التقويم أو دفتر التقويم كل يوم

إن حفظ جميع مواعيدك في رأسك أمر غير فعال، ولهذا السبب يستخدم الأشخاص الناجحون أدوات التقويم.

فعلى سبيل المثال أقترح استخدام تقويم غوغل، حيث أنّه متاح بشكل مجاني ويمكنك ضبط  إعداداته لإرسال رسائل بريد إلكتروني تذكرك بالنشاطات المهمة، حيث يعد تلقي رسالة تذكير الكترونية حول رحلة قبل بضعة أيام في وقت مبكر أمراً مفيداً جداً.

2. استخدام أداة إدارة المهام

يعد حفظ قائمة المهام أمر حيوي في إدارة وقتك بنجاح، حيث يمكنك في البداية استخدام قصاصات من الورق فقط ( لقد فعلت ذلك مرة واحدة بشكل جيد).

كما يعد استخدام أداة مخصصة لإدارة المهام أكثر فعالية، حيث يمكنك استخدام دفتر ذو أوراق مصنوعة بشكل جيد مثل المولسكين أو حتى أداة رقمية (مثل تذكر الحليب أو برنامج مايكروسوفت أو نوزب).

3. قدّر حاجتك إلى النوم بحوالي 7 إلى 9 ساعات يومياً

يعد الاستيقاظ من النوم من أجل ممارسة نشاط ممتع أو الحصول على المزيد من العمل المنجز استراتيجية قصيرة الأمد، حيث يمكنك التخلي عن هذه الاستراتيجية في عمر العشرينات وصولاً إلى الدرجة التي تدمر فيها هذه العادة تماماً.

وإن بقاءك متعب طوال اليوم يعني أنك لن تكون قادراً على الاستفادة الفعالة من وقتك بغض النظر عن كيفية تنظيمك له، لذلك اتخذ عادة الحصول على سبع إلى ثماني ساعات نوم كل ليلة كحق مشروع لك.

4. استعراض موجز للأيام السبعة الماضية

إن تعلمك لكيفية القيام بمراجعة أسبوعية هو واحد من أفضل عادات إدارة الوقت بالنسبة لك من أجل تطويرك. كما أنّه تم إنشاء مفهوم الاستعراض الأسبوعي من قبل ديفيد ألين وهو مؤلف كتاب الإنتاجية الكلاسيكية من أجل الحصول على الأشياء الواجب القيام بها.

البدء باستعراض أسبوعي عليك القيام بالخطوات التالية:

أولاً: مراجعة التقويم الخاص بك الأسبوع الماضي والأسبوع الحالي - ابحث عن الأعمال غير المنجزة والاجتماعات وغيرها من المسائل التي تحتاج إلى مزيد من الاهتمام.

ثانياً: استعراض البريد الإلكتروني الوارد الخاص بك (الحسابات الشخصية وحسابات البريد الإلكتروني للشركة) والتحقق من عدم وجود بريد وارد جديد .

ثالثاً: مراجعة أهدافك للعام ووضع خطط للعمل عليها في الأسبوع المقبل.

سوف تساعدك هذه الممارسة على وضع تخطيط أفضل للجدول الزمني الخاص بك وتجنب المفاجآت السيئة.

 

5. التخطيط لتحقيق أربع ساعات من العمل الحقيقي في اليوم الواحد

 

هل تعلم أن مديري المشاريع غالباً ما يفترضون أن إنتاجية الناس ستكون أقل من 100٪ يومياً؟ وهذه حقيقة! حيث يمكن أن يكون مستوى العمل ثماني ساعات يومياً بشكل قياسي ولكن في  الواقع من المرجح أن يكون نصف هذا اليوم فقط ذو إنتاجية عالية.

 

بينما باقي اليوم سيكون للاجتماعات والرد على رسائل البريد الإلكتروني وتصفح الإنترنت وغيرها من الأنشطة ذات الصلة.

 

نصيحة: يجب أن تقوم بجدولة مهامك ذات القيمة العالية  في الصباح قبل أن تشعر بالتعب.

 

6. التركيز على مهمة واحدة في وقت واحد (أي لا تعدد المهام!)

 

يعد تعدد المهام ضياعاً للعمل، وبالتالي بدلاً من ذلك يمكنك تحقيق المزيد إذا اخترت نشاطاً واحداً في وقت واحد. فعلى سبيل المثال يمكنك تخصيص ساعة واحدة في الصباح للعمل على اقتراح عميل ثم أعط  لنفسك إستراحة قصيرة.

 

7. الاستراتيجيات المنفصلة والمهام "موت دماغي"

 

يقصد بالمهام الاستراتيجية ذات القيمة المضافة العالية أن تدفع للشركات والعملاء مقابل إعطاء أفكار للمنتجات الجديدة وذلك عن طريق خفض التكاليف  وغيرها من التحسينات، ومع ذلك سيكون من الصعب تقديم رؤى خلاقة طوال اليوم.

وبالتالي عندما تصل للساعة الأخيرة من اليوم وأنت متعب سيكون العمل من خلال المهام "موت دماغي" مثل تثبيت التحديثات الأمنية أو رمي الخطط القديمة.

 

8. إنجاز المشاريع الكبيرة عن طريق تقسيمها الى مهام أصغر

 

تعد القدرة على إنجاز المشاريع الكبيرة من أهم  مهام إدارة الوقت، فعلى سبيل المثال إذا تم تكليفك بتنظيم مؤتمر للشركات في غضون ستة أشهر، قد تشعر بأن ذلك مستحيل مهما بذلت من جهد، وبالتالي يتوجب عليك في هذه الحالة البدء بكتابة الخطة وطلب الاستشارة من الأشخاص الذين قد أنجزوا مشاريع مماثلة سابقاً.

 

9. حدد ثلاث مهام كحد أقصى ذات أولوية في اليوم الواحد

 

قد يكون من السهل  التوصل في بداية اليوم  إلى قائمة مهام تحوي عشرة بنود، ولكن لسوء الحظ تأتي المكالمات الهاتفية العشوائية والطلبات من الرئيس وغيره لإلغاء أفضل الخطط بسرعة، وبالتالي بدلاً من ذلك يتم ببساطة اختيار أهم ثلاث مهام في اليوم الواحد.

 

المصادر: إذا كنت تريد التعود على هذا النشاط عليك استخدام Five Minute Journal الدقائق الخمس اليومية للتركيز على ما يهم في حياتك.

 

10. تعلم كيفية تفويض المهام بفعالية في العمل

 

يقوم المدراء الفعالون (والمهنيون الناجحون) بتعيين مندوبين للمهام بشكل روتيني حتى يتمكنوا من التركيز على عملهم بشكل أفضل، وبالتالي تكون الخطوات الأساسية لتعيين المندوب الفعال: وصف المهمة والموعد النهائي، وشرح ذلك للشخص الذي سيؤدي المهمة والطلب منه أن يبقى على اطلاع.

 

11. تعيين مندوب للمهام المنزلية بأسرع ما يمكن تأمينه

 

ستواجه خلال الـ 20سنة الخاصة بك سنوات صعبة كي تبدأ حياتك المهنية، وبالتالي بعد الحصول على موارد إضافية عليك بالبحث عن الأنشطة المحلية التي يمكنك تعيين مندوب لها.

فعلى سبيل المثال قد تحتاج إلى استخدام خدمة التنظيف الجاف للحفاظ على ملابسك المهنية في حالة جيدة.

 

12. استعراض الماضي لتصبح أفضل وليس لإلقاء اللوم

إن تكرار أخطاء الماضي هو أحد أسوأ طرق إساءة استخدام الوقت المحدد الخاص بك، ولذلك  من المنطقي مراجعة المشاريع الخاصة بك وتسليم العمل والعادات بانتظام.

 

فعلى سبيل المثال إذا كان طاقة هاتفك الذكي تنفذ دائماً خلال يوم العمل، ولهذا السبب تم شراء كابل شحن للمكتب وبالتالي وضع هذا التحسن في العمل سيوفر لك الوقت ويجنبك الإحباط في المستقبل.

 

13 - تحديد المواعيد النهائية لكل مهمة

 

إن إعطاء مهلة لنفسك هو أحد أفضل الطرق لكي تبقى أمورك منظمة، حيث أنّ إنجاز مهمة بدون إعطاء مهلة من شأنه أن يؤخر لك عملك، وبالتالي إذا قام رئيسك بإعطائك مهلة يوم الجمعة قد ترغب في إنجاز العمل يوم الخميس حتى يكون لديك الوقت لمراجعته.

 

14. جدولة مواعيد السفر في تقويمك

 

يجب أن نتعلم حقيقة إدارة وقت السفر، فعلى سبيل المثال يجب أن تدرك أن السفر من مبنى مكتبك الرئيسي إلى مبنى العميل القريب يستغرق منك 10 دقائق، ولكن هذا لا يعني أنك لن تستطيع تحديد اجتماعين متتاليين دون تجاوز الوقت المحدد.

 

نصيحة: خطّط لوقت سفرك بافتراض سيناريو أسوأ الحالات (مثل حركة المرور الكثيفة)، وبهذه الطريقة يكون من المحتمل وصولك في وقت مبكر.

 

15. وضع نظام إنتاج ثابت في العمل مثل "إنجاز الأمور"

 

قد لا يكون لديك القدرة على إدارة الوقت في كل جانب على راحتك، وبالتالي بدلاً من ذلك استثمر الوقت لقراءة كتاب إدارة الوقت مثل كتاب الحصول على الأشياء لديفيد ألين وبعدها استثمر الأفكار في العمل.

 

نصيحة: حدد وقتاً إضافياً كل شهر من أجل الحصول على معرفة جديدة من خلال قراءة الكتب الجيدة، حيث أنّ 11 Books To Make You Lead A Much More Productive Life11 كتابأ تجعل حياتك أكثر إنتاجية.

 

16. وضع الراحة الشخصية والاسترخاء على التقويم الخاص بك

 

إذا كنت مندفعاً لتحقيق النتائج  فمن السهل أن تهمل نفسك وتعمل كل الوقت، ولهذا السبب يجب أن يكون لديك دائماً الوقت لوضع جدول زمني خاص بك لممارسة الأنشطة الممتعة.

 

فعلى سبيل المثال يمكنك تخصيص يوم السبت بعد الظهر قراءة كتاب جيد في المنزل أو ممارسة الرياضة مع الأصدقاء.

 

17. أخذ استراحات أثناء يوم العمل

 

إن الجلوس على كرسي في مكتبك كل يوم ضار بصحتك حسب الدراسات العلمية، وبالتالي للحفاظ على صحتك والتركيز - المدخلات الرئيسية لإدارة الوقت الجيد – يجب عليك أن تأخذ استراحات من 5-10 دقائق كل ساعة وذلك بالمشي على أقدامك.

 

وبكل بساطة الحصول على كوب من الماء والتمدد لبضع دقائق سوف تحقق المعجزات لجسمك.

 

الموارد: 29 Exercises You Can Do At (Or Near) Your Desk  29 تمرين يمكنك القيام به في (أو بالقرب) مكتبك.

 

18. تعلم أن تقول لا بفعالية

 

إن قولك نعم لتحمل المسؤوليات الجديدة هو وسيلة رائعة لنمو حياتك المهنية عند البدء أولاً. ولكن  يمكن أن تأخذك هذه العادة بعيداً جداً، لذلك إذا كنت من الناس المجتهدين لقول كلمة لا ثم قراءة The Power of No: Because One Little Word Can Bring Health, Abundance, and Happiness قوة هذه الكلمة : لأن كلمة واحدة صغيرة يمكن أن تجلب لك الصحة والوفرة والسعادة بحسب رأي جيمس ألتوشر وكلوديا أزولا ألتوشر.




19. استخدام القيم الخاصة بك لاتخاذ القرارات حول وقتك

 

فهم نفسك أمر ضروري لإدارة وقتك، فعلى سبيل المثال إذا كانت القيمة الأعلى بالنسبة لك هي العائلة، فيتعين عليك إدارة متطلبات العمل وفقا لهذه القيمة، حيث أن اكتشاف القيم الخاصة بك يعد تحدياً إذا كنت تفكر في هذا المجال من قبل.

 

20. الاعتراف بالأخطاء بسرعة والمضي قدماً

 

إن التستر على الأخطاء يهدر الوقت للجميع بما في ذلك الوقت الخاص بك، وبالتالي يمكنك تحقيق المزيد في الحياة إذا كنت تعترف بأخطائك وتحاول حل المشكلة والمضي قدماً.

 

حيث أنّ معظم المدراء على استعداد لغفر أخطاءك، وخاصة إذا كنت صادقاً وستعمل بجد لمنع وقوع الخطأ مرة أخرى.

 

RECENT POST

27 MAY 2018

...

ماذا تفعل إذا اعتقدت أن والدتك تكرهك؟

27 MAY 2018

ماذا تفعل إذا اعتقدت أن وال...

لماذا أشعر بالحزن بلا سبب ؟

21 MAY 2018

الحزن هو شعور شائع يشعر به ب...

ما الذي يفرق بين الاكتئاب الحاد والاكتئاب العادي؟

17 MAY 2018

الاكتئاب هو اضطراب عقلي عمي...

التهم الزوجي اسباب وحلول

16 MAY 2018

زوجتي لاتقدر عطائي!! زوجي م...

النشرة البريدية

سجل معنا ولاتفوتك مقالاتنا وأخبارنا الرهيبة